Kamis, 22 Desember 2011

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:
• Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
• Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.
• Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Desain Sistem
Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.
Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan di dalam pengambilan keputusan.
Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi. Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.

Implementasi Sistem
Implementasi sistem bukan hanya merupakan tanggung jawab personel yang ada pada bagian tertentu, tetapi semua personil harus bertanggung jawab terhadap pengoperasian sistem. Pengoperasian sistem harus secara hati-hati dan selalu dilakukan supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.
Buku Besar Pembantu
Buku ini biasa juga disebut buku tambahan. Buku pembantu ini disediakan untuk rekening-rekening buku besar yang membutuhkan perincian, misalnya: piutang dagang, utang dagang dan persediaan barang dagangan. Dari buku pembantu ini dapat disusun daftar mengenai rekening yang bersangkutan pada setiap tanggal yang dikehendaki (biasanya akhir bulan atau akhir tahun).
Jurnal Khusus
Sesuai dengan namanya, jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat kelompok transaksi-transaksi yang sejenis.
Pengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis bergantung pada aktivitas perusahaan yang bersangkutan.
Meskipun telah disediakan jurnal-jurnal khusus, perusahaan tetap membutuhkan jurnal umum yang digunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal khusus, dan juga untuk keperluan membuat jurnal penyesuaian,
jurnal penutupan dan koreksi pembukuan.
Format dan cara pemakaian jurnal-jurnal khusus berbeda dengan jurnal umum. Perubahan tersebut dimaksudkan agar pengerjaan jurnal
dan pembukuan dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan secara lebih efisien. Berikut adalah beberapa jurnal khusus yang biasa
digunakan:
• Jurnal Penjualan merupakan jurnal yang khusus digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang dilakukan secara kredit. Penjualan secara tunai biasanya tidak dimasukkan dalam jurnal ini karena dalam transaksi penjualan tunai terjadi penerimaan kas, sehingga penjualan tunai biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
• Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang disediakan khusus untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Untuk menghemat waktu pencatatan, maka jurnal ini dirancang dengan meanyediakan sejumlah kolom dan hanya total setiap rupiah yang dibukukan kedalam buku besar.
• Jurnal Umum digunakan untuk mencatat penyesuaian pembukuan, penutupan pembukuan, koreksi dan transaksi-transaksi lainnya yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal khusus.
Pustaka
• Yusuf Haryono. Dasar-dasar Akuntansi. STIE YKPN. Yogyakarta.1997.
• Sugiarto. Pengantar Akuntansi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. Jakarta. 2002.
Ruang Lingkup :
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
2. 3 Tembusan langganan
3. 4. Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
1. 1. Invoice
2. 2. tembusan Piutang
3. 3. tembusan Jurnal
4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
1. 1. Faktur Pajak
2. 2. Arsip
3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi
Sumber daya
• Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
• Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
• Melakukan konsolidasi
Sasaran
• Automatisasi system akuntansi Penjualan
o Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
o Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
o Dll
Waktu yang diperlukan
• Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
• Konsultan/dokumentasi : -
• Programmer : -
• Pelatihan : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
By. Zulidamel Badri. Skom, Versi : 1 Revisi : 1, Mei 2005

0 komentar:

Posting Komentar